Tipologia delle finestre e delle stampe

Le finestre di gestione dati si propongono di essere il più possibile vicino ad uno standard che ha preso piede nella office automation. Qualunque oggetto da gestire viene trattato come Word fa con un documento o Excel con un foglio. Anche nella terminologia si è cercato di rispecchiare il più possibile gli strumenti più diffusi in commercio. Cosi nelle finestre, la prima voce sarà sempre “Comandi” con le classiche sotto funzioni Nuovo, Apri, Salva, Elimina, Anteprima di Stampa, Stampa e Esci. Le stesse funzioni sono riportate come bottoni sulla TaskBar. Naturalmente la somiglianza è solo apparente perchè i dati non verranno salvati su file ma su un più funzionale database, cosi come se l’utente chiede di aprire “qualcosa” non verrà proposto la popup di esplora risorse “Apri file” ma una form di ricerca su una tabella di un database ad hoc per l’oggetto che si deve gestire. Anche le altre funzioni sulla barra comando differiscono da oggetto ad oggetto, pertanto se parliamo di fatture sarà possibile importare ordini o generare note di credito, mentre se parliamo di scadenziario avremo la voce per assegnare gli effetti alla banca o generare un file CBI.

La maggior parte delle funzioni che prevedono la gestione dei dati tabellati , possono assumere due stati ben distinti : Stato di selezione e stato di modifica.

È possibile un nuovo inserimento (pulsante con foglio bianco) oppure richiamare una scheda già inserita attraverso il codice ( o altri dati necessari alla sua identificazione. Se non si ricordano questi dati è possibile richiedere la ricerca cliccando sul pulsante con la cartellina gialla. La finestra di ricerca sarà differente a seconda della scheda che si vuole gestire.

In questo stato l’operatore ha visualizzato tutti i dati associati alla scheda. Può modificarne il contenuto e salvare o eliminare la scheda.

Al momento della conferma o della stampa del documento vengono eseguiti controlli per verificare la consistenza dei dati inseriti e vengono segnalati gli eventuali errori rendendo apparentemente impossibile salvare il documento senza prima modificare i dati non conformi. Questa verifica può essere bypassata selezionando l’apposita voce “Salta controlli di validità” presente sulla riga comandi.

In alcuni casi l’entità che si stà gestendo può avere dei ‘figli’ ovvero una serie di registrazioni che dipendono da essa. E’ il caso delle fatture in rapporto alle righe di fatture o degli articoli in rapporto dei componenti della distinta base.

In questi casi la gestione avviene depositando i figli in una o più griglie. Le griglie contengono cioè informazioni di dettaglio come le righe di un documento, i componenti della distinta base di un prodotto eccetera.

La gestione delle righe presenti in una griglia e molto simile alla gestione che si ha in Excel o in Access tuttavia la gestione necessita di essere arricchita da funzioni di ricerca e scorrimento. Per questo motivo nel momento in cui si accede ad un valore codificato si vedrà ridurre lo spazio gestibile di qualche millimetro e sulla destra e sul menu di contesto della griglia appariranno i comandi per lo scorrimento e la ricerca del codice.

La gestione dei dati rappresentati sulle griglie, per quanto semplice, può presentare alcune difficoltà se non si tengono presenti alcune regole basilari.

Dopo avere inserito una nuova riga posizionarsi su una riga diversa per confermarla. In caso contrario la riga rimane in stato temporaneo e non verrà salvata se si preme il pulsante Salva. Per chi ha dimestichezza con la gestione di un database questo concetto è naturale ma per l’utente meno smaliziato può essere incomprensibile.

Se si usa un lettore di codici a barre assicurarsi che sia programmato in modo che dopo aver letto il codice non invii altri caratteri oppure invii [TAB] o [->]. Comunque non può essere programmato per inviare [ENTER] o [FRECCIA GIU] in quanto risulterebbe incompatibile con l'applicazione. L’ideale, se il lettore lo permette, sarebbe programmarlo in modo da inviare i seguenti caratteri dopo la lettura del codice a barre : [TAB], [TAB], [TAB], 1, [ENTER], [<-],[<-],[<-],[<-]. In questo modo si noterà che sarà sufficiente leggere in sequenza i soli codici per compilare un intero documento. La sequenza potrebbe essere diversa se si adotta una configurazione non standard.

·	Dopo aver inserito un codice deve essere premuto [TAB] prima di [ENTER] per essere sicuri di leggere correttamente le informazioni associate.

Le righe presenti in griglia possono anche essere copiate e successivamente incollate su una nuova entità. Si pensi alla comodità di poter catturare la totalità delle righe presenti su una fattura per copiarle successivamente in una fattura diversa.

È sempre possibile stampare la griglia che viene visualizzata oppure esportarla in vari formati come Excel o XML.

Attenzione !! Per poter stampare un documento essere presente almeno una stampante in linea.

Le stampe e le anteprime di stampa richiedono che il sistema riconosca la presenza di una stampante attiva. Qualora non si disponga di nessuna stampante collegata o virtuale è sufficiente installare una stampante fittizia sulla porta LPT1.

Per ogni scheda gestita è possibile eseguire una stampa/anteprima di stampa. Per ogni scheda viene fornita una impostazione predefinita che si genera automaticamente alla prima stampa. L’operatore potrà scegliere di modificare secondo le proprie esigenze, spostando e modificando i valori da stampare. Si può modificare le impostazioni tramite “Impostazioni di stampa” presente nel menu “Opzioni”.

Sarà possibile inserire voci non presenti o togliere alcune di quelle presenti. Per ogni voce sarà possibile modificare :

•	Pagina (Page) : Pagina in cui deve essere presente il dato se la scheda si snoda su più pagine. Indicare 0 se si vuole riportarlo su tutte le pagine, 99 se riportarlo sull’ultima.

•	Posizione Orizzontale Inizio e Fine (PosX_IN, PosX_END) : Questi due valori sono espressi in centimetri ed indicano il punto di inizio e di fine (sull’asse X-orizzontale) in cui deve essere stampato il campo.

•	Posizione Verticale Inizio e Fine (PosY_IN, PosY_END) : Questi due valori sono espressi in centimetri ed indicano il punto di inizio e di fine (sull’asse Y-verticale) in cui deve essere stampato il campo.

•	Righe (Lines) : Numero di righe da stampare. Questo valore è solitamente uguale a uno tranne per i campi note che possono essere su più righe.

•	Font (FontName) : Tipo di font da utilizzare. Il font deve essere presente sul PC nel momento in cui verrà stampato il documento. In questa sede non viene eseguito alcun controllo.

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Dimensioni (FontSize ) : Dimensioni del font o percentuale ridimensionamento immagine su file PDF. Dalla versione 2.31, è possibile indicare in questo campo la percentuale con cui si vuole ridimensionare l’immagine sulle stampe in formato PDF (ad. Esempio se si indica 60, l’immagine sarà ridimensionata al 60%)

•	Stampa dell’intestazione ( PrintHeader ) : Se indicato viene sempre stampata anche la descrizione della voce e non solo il suo valore. Anche per la descrizione è possibile scegliere Font, dimensioni, colore e grassetto.

Nel caso sia stata utilizzata la virgola, la stampa del documento potrebbe generare un “errore di programmazione”. Questo è causato dal fatto che il file XML che contiene la configurazione di stampa non e’ più wellformed e quindi risulta danneggiato.

Qualora sia già stato danneggiato si può provare ad aprire il file XML con un editore di testi come NOTEPAD e modificare le impostazioni non corrette.

Se ancora non si riesce a risolvere il problema i files devono essere eliminati cosicché alla prima stampa eseguita l’applicazione ricostruirà tali file con struttura corretta.

Si consideri che la struttura di cui sopra è comune a tutti gli oggetti stampabili pertanto devono essere fatte alcune considerazioni:

•	Se l’oggetto da stampare è una stringa di caratteri il punto di fine stampa non viene considerato ovvero la stringa viene stampata dal punto di origine definito per il numero di caratteri impostati. Agire eventualmente sul tipo e la dimensione del carattere per modificare il punto di fine stampa.

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La stampa di un oggetto immagine si comporta diversamente qualora si tratti di una stampa normale o di una stampa in formato PDF/Fax. Nel primo caso, se sono definiti i punti di fine stampa l’immagine viene ridimensionata nell’area stampabile. Nel caso di stampa in formato PDF il punto di fine stampa non viene considerato ma è possibile definire una percentuale di ridimensionamento dell’immagine impostandone il valore nel campo “Dimensioni”.

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Alcuni dei valori da stampare possono essere in formato tabella (cioè disposti su più colonne) come nel caso delle righe documento o dei totali imponibili. La separazione per colonne è virtuale infatti per questi tipi di campi l’applicazione genera un campo testo formattato su più righe e il posizionamento delle colonne e’ calcolato in base alla larghezza del font usate. Se si usano font diversi da “courier” o “system” la larghezza dei vari caratteri e’ diversa e quindi e’ molto importante non intervenire sul font con cui stampare queste tabelle (“courier” per impostazione predefinita) altrimenti le colonne potrebbero risultare disallineate.

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I dati di stampa scheda o stampa documento vengono memorizzati in un file con formato XML che viene salvato nella cartella DATI. Ogni oggetto possiede un proprio file XML che l’utente potrà modificare anche con applicazioni esterne a Strenus®.Premium. Se il file sarà rimosso l’applicazione lo ricostruirà alla stampa successiva con i valori standard.

Le schede gestite in Strenus®.Premium sono diverse e tra queste rivestono particolare caratteristiche le schede dei documenti quali ordini, Documenti di Trasporto fatture ecc. Nel momento in cui si stampa per la prima volta un documento questo viene preimpostato secondo una disposizione standard. Naturalmente l’utente avrà la possibilità di modificare le impostazioni dei documenti per adattarle ad un proprio modulo o stile aziendale. In questo caso si consiglia di stampare una prima volta il documento in modo da fare costruire il file XML standard e operare in un secondo momento modificando le impostazioni suggerite.

Durante la creazione al momento della prima stampa Strenus®.Premium valuta se nel modulo di configurazione è presente un file di logo. Qualora questo non fosse impostato viene generato un logo a caratteri obbligatorio sui documenti e posizionato nell’angolo in alto a sinistra. Se viene inserito il file di logo in un secondo momento, alla prima occasione questo verrebbe inserito ma non sarebbe tolto quello a caratteri precedentemente generato e sarà l’utente che dovrà agire sul file di impostazioni tramite “Impostazioni di stampa” presente nel menu “opzioni” ed in particolare sulle righe “Mittente” azzerandone i valori.

Naturalmente, se non sono state apportate personalizzazioni e per rendere l’operazione più agevole, potrà essere rimosso il file XML che quindi sarebbe ricreato alla prima occasione.

Per il ridimensionamento di un file di logo aziendale valgono i concetti applicati ai file immagine e discussi in questo paragrafo.

E’ possibile ridimensionare un immagine con Microsoft Paint o altro software di gestione immagini

•	Su stampante. Viene richiesta di indicare una delle stampanti presenti su pannello di controllo quindi la stampa viene inviata al driver.

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Invio Fax : Per questa operazione deve essere presente ZetaFax o altro software di gestione fax. Se si utilizza Linkfax questo deve essere presente sul server fax e sul PC client deve essere attivo il servizio “Messenger” (Vedi Pannello di Controllo, Strumenti di Amministrazione, Servizi ). Viene richiesto il numero di fax, creato un file PDF contenente nel nome il numero a cui deve essere inviato e depositato tale file in una cartella di fax in uscita.

Nei casi dove è possibile il numero di fax o l’indirizzo Email viene proposto automaticamente, ad esempio se si stampa un ordine o una fattura i dati vengono ricavati dalla scheda anagrafica.

Si tratta di funzioni che riportano i dati inseriti in formato tabella. Solitamente vengono chiesti uno o più dati di selezione o range di codici o di data, dopo aver impostato i quali e dopo il click sul pulsante di conferma, l’applicazione si fa carico di visualizzare le registrazioni che soddisfano i criteri di ricerca impostati.

Alla pressione di cerca, normalmente viene proposta una finestra di popup che richiede quali colonne visualizzare e se eseguire totali parziali su alcune colonne a parità di un determinato valore. È importante notare che una sola finestra sono contenute tutte le potenzialità. È l’utente a decidere di volta in volta quale valore visualizzare, se eseguire o no dei sottototali, e come calcolarli.

Si prenda come esempio una stampa di elenco fattura. Alla pressione del tasto cerca compariranno l’elenco dei valori disponibili. L’utente potrà scegliere ad esempio di volere vedere tutte le fatture raggruppate per destinatario e per ogni destinatario potrà conoscere l’ammontare totale complessivo di competenza del cliente. Ma se lo desidera con un semplice click può estendere la visualizzazione e vedere nel dettaglio l’elenco delle fatture che ne compongono i valori.

Questo potente strumento è disponibile in tutte le visualizzazione a prescindere dall’oggetto che si stà considerando, sia esso un elenco di anagrafico o di movimenti di prima nota. Le stesse funzionalità sono riportate ovunque e l’operatore è lasciato libero di estrarre in modo molto semplice qualsiasi dato gli serva senza intervenire sul codice.

A questo punto generalmente è possibile accedere alla scheda per modificarla, facendo doppio click sulla riga che la rappresenta oppure si può stampare l’elenco visualizzato.

Queste due funzioni sono presente in tutte le finestre di presentazione, ma altre possono essere presenti a seconda della specifica funzione.

Un'altra caratteristica importante è la possibilità di ordinare le righe trovate per ogni colonna visibile. Per fare ciò è sufficiente cliccare sulla testata della colonna interessata. Questa funzione è disattivata sulle griglie dove questa operazione può essere pericolosa come ad esempio l’inserimento dei dettagli documento, movimenti di magazzino o scritture contabili.

Anche la dimensione delle celle (larghezza delle colonne o altezza delle righe) è modificabile posizionandosi sulla testata tra due colonne/righe il disegno dell’icona diventa una barretta con due freccie. (<||>), a questo punto si deve cliccare e trascinare il mouse rilasciando quando raggiunta la dimensione desiderata.

È sempre possibile stampare la griglia che viene visualizzata oppure esportarla in vari formati come Excel, Html o XML.

Per conoscere tutte le funzioni disponibili si ricorda di consultare la barra comandi.

Alcune funzioni mettono a disposizione la stampa di etichette che possono essere l’elenco dei nominativi dei clienti, dei fornitori o di altre anagrafiche, la lista dei prodotti di magazzino con relativo codice a barre, l’elenco dei prodotti acquistati o consegnati.

Le etichette che possono essere utilizzate sono tutte quelle che sono disponibili in commercio. Le funzioni di stampa etichetta chiedono sempre :

I fogli per le stampe di etichetta più comuni sono quelli in formato A4 in 3x8 o 2x8 dove il primo valore rappresenta il nomero di etichette in orizzontale (Etichette per Riga) e il secondo quelle in verticale (Etichette per colonne).

Un parametro molto importante è la prima etichetta da stampare che per impostazione standard è 1. Questo parametro indica da quale etichetta iniziare a stampare cominciando a numerare le etichette per riga da sinistra verso destra. Ad esempio se stiamo utilizzando un foglio 3x8 e valorizziamo questo campo a 8 verrà stampata per prima la seconda etichetta della terza riga.

Le etichette possono essere stampate su qualunque tipo di stampante sia essa a getto d’inchiostro, laser, termica o di altro tipo.

Se l’installazione prevede la gestione per taglie e colori in qualunque punto si chieda una quantità è sempre visibile un bottone attraverso il quale è possibile richiamare una maschera per impostare in dettaglio come sono ripartite le quantità per le diverse taglie o colori.

STRENUS®.PREMIUM permette di inserire anche la quantità senza richiamare la finestra di dettaglio, ma in questo caso tutte le quantità saranno assegnate alla prima taglia/colore disponibile. Se invece si accede alla maschera di dettaglio, alla conferme i dati sommati verranno riportati nel campo quantità totale.