Gestione anagrafiche Clienti e Fornitori

La Funzione "gestione Anagrafiche" permette di inserire, modificare e annullare le anagrafiche utilizzate dalle procedura attraverso codici di riconoscimento.

Le anagrafiche utilizzate sono principalmente Clienti e Fornitori tuttavia è possibile memorizzare anche Banche, Vettori, Agenti, Subagenti e in generale tutte le persone fisiche o giuridiche di cui si vuole ricordare Nome, Indirizzo e Partita IVA.

Il codice che viene associato all' anagrafica è di 5 caratteri, può essere libero o progressivo all' ultimo codice inserito.

Due valori specifici sono utilizzati per riconoscere Clienti e Fornitori infatti per queste categorie vi è la possibilità di inserire ulteriori dati quali ad esempio i termini di pagamento eventuali codici di esenzione, banca di appoggio per le Ricevute Bancarie e altro ancora.

Per il corretto funzionamento della procedura deve essere indicato uno o più magazzini per rendere automatici i movimenti di magazzino. L’unico magazzino obbligatorio è il magazzino principale che l’applicazione si aspetta sia inserito con codice “MAGAZ”. Se si vuole inserire un codice diverso da “MAGAZ” per indicare il magazzino principale si ricordi di modificare la configurazione base. È facoltà dell’utente creare più codici per indicare i vari reparti del proprio magazzino, così ad esempio si potrà creare un codice “MAGAP” per il magazzino prodotti finiti, ecc.

L’anagrafica “MAGAZ” deve essere identificata come non cliente e non fornitore ed è sufficiente indicare solo ragione sociale e indirizzo.

Allo stesso modo saranno identificate anagrafiche che non siano ne clienti ne fornitori, ad esempio le banche, gli agenti, i vettori, ecc. In questo caso il codice assegnato è liberamente scelto dall’utente perchè non vi è alcun automatismo sulla procedura. Il consiglio è comunque di riconoscere queste registrazioni già dal codice impostando un prefisso ( es. “B0001”, “B0002”, .. per le banche, “A0001”,… per gli agenti ecc.

Se si tratta di una anagrafica cliente o fornitore al momento della conferma viene generato il relativo codice nel piano dei conti associando il codice al conto clienti o fornitori.

Una azienda può avere diversi sedi. Innanzitutto deve essere riconosciuta una sede legale che deve essere sempre riportata sui documenti, ma altrettanto importante è la sede amministrativa a cui devono essere inviate le fatture o gli altri documenti. Generalmente sede amministrativa e sede legale coincidono tuttavia nella grande impresa e nelle società di persone è frequente che questi indirizzi siano distinti. STRENUS®.PREMIUM prevede uno specifico campo per indicare la sede legale che conviene inserire solo se differisce dalla sede amministrativa. Se non indicato STRENUS®.PREMIUM assumerà che sede amministrativa e legale coincidono.

Una azienda può avere tanti altre sedi come magazzini, uffici commerciali, negozi, filiali. Per indicare tutte queste sedi è attiva una specifica funzione accessibile da barra comandi selezionando “Altri Dati” quindi “Indirizzi Alternativi”. L’inserimento di indirizzi alternativi dovrà riportare solo ragione sociale, indirizzo e comune.

In alcuni casi poi potrà essere comodo inserire una anagrafica nuova indicando che questa non è ne cliente ne fornitore. Così facendo le sedi secondarie saranno riconosciute con un loro codice.

La gestione dei documenti di consegna (Documenti di Trasporto, fatture accompagnatorie) prevede due codici distinti, uno per l’anagrafica che dovrà ricevere fattura, l’altra per l’anagrafica che dovrà ricevere la merce. Inoltre è possibile modificare l’indirizzo proposto abbinato al codice di destinazione merce, richiamando uno tra i possibili indirizzi alternativi.

La codifica di un secondo codice è utile anche se si prevede di attivare automatismi di generazione documenti importando o esportando i dati all’esterno. Si pensi ad un progetto complesso in cui STRENUS®.PREMIUM si occupa della gestione dei Documenti di Trasporto mentre la fatturazione è svolta da una secondo software, oppure se il Documenti di Trasporto viene emesso da una sede remota non collegata alla LAN, magari usando un software diverso, ma si ha la necessità di importare i dati per la successiva fatturazione.

Tutti gli altri moduli di STRENUS®.PREMIUM faranno riferimento ai dati gestiti in questa sede che pertanto dovranno essere preimpostati con molta attenzione affinchè risulti più semplice e veloce il lavoro nelle fasi seguenti.

Per capire meglio si faccia riferimento ai dati contenuti in un Documenti di Trasporto. tutte le volte che viene impostata una Documenti di Trasporto per un cliente i dati di riferimento in essa contenuti ( Banca, Pagamento, ecc. ) saranno stati concordati in passato. Quindi risulta fondamentale avere caricato questi dati sulla scheda anagrafica perchè serve come archivio ma anche perchè in questo modo verranno automaticamente ripresi.

•	Ragione sociale. Spezzato su due stringhe di 30 caratteri ciascuna. Mentre la prima stringa compare ovunque, la seconda compare solo sui documenti ufficiali. Trattando ad esempio di società di persone si può indicare nella prima stringa il nome della societa e sulla seconda il titolare.

•	Indirizzo della sede amministrativa. Spezzato su due stringhe di 30 caratteri ciascuna. Si consiglia di utilizzare la prima per l'indirizzo e la seconda per una eventuale località.

•	Non Attivo. Qualora l'anagrafica non sia più attiva ad esempio in seguito alla cessazione di attività, STRENUS®.PREMIUM necessita che la registrazione continui ad esistere sulla banca dati. Segnalandola come non attiva viene discriminata durante la normale gestione.

•	Banca d'appoggio del cliente/fornitore. Non è tabellata ma è un campo stringa di 70 caratteri. Puo lavorare abbinata alla ricerca ABI, CAB.

•	Note Automatiche su Fatture (per documenti verso l’estero). La dicitura compare su tutte le fatture emesse al cliente

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Sottomastro. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità. Per default il sottomastro di contabilità è uguale per tutti i clienti/fornitori (01). Tuttavia è facoltà dell'azienda dividere le anagrafiche secondo una propria modalità. Sarà sufficiente indicare il codice del sottomastro a cui assegnare l'anagrafica. Il sottomastro, quando diverso da 01, movimenta anche le vendite/acquisti sul sottomastro relativo. Cioè se sulla fattura abbiamo indicato il conto “5101001”, la registrazione contabile esegue automaticamente la trasposizione al conto “5102001”.

•	Regione di appartenenza. Italiana, Intracomunitaria o Extracomunitaria. Serve per trattare diversamente le fatture emesse o ricevute. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità.

•	Indirizzo Sede Legale. Spezzato su due stringhe di 30 caratteri ciascuna. Si consiglia di utilizzare la prima per l'indirizzo e la seconda per una eventuale località. La sede legale deve essere impostata solo qualora sia diversa dalla sede amministrativa. Se indicata comparirà in tutti i documenti.

•	Tipologia. Indica la tipologia del cliente. Il raggruppamento per tipologie è liberamente utilizzabile dall'azienda secondo le proprie esigenze.

•	Zona. Indica la zona di appartenenza. La diversificazione delle zone è liberamente utilizzabile dall'azienda secondo le proprie esigenze.

•	Fido. Indica l'importo di fido assegnato all'azienda. Se questo fido è diverso da 0 e viene superato l'applicazione lo segnala all'emissione di documenti.

•	Contropartita vendite. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiate le vendite fatte al cliente. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità.

•	Contropartita acquisti. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiati gli acquisti fatte dal fornitore. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità.

•	Agente. L'anagrafica dell'agente deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche specificando che non si tratta nè di cliente, nè di fornitore.

•	Subagente. L'anagrafica del subagente deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche specificando che non si tratta nè di cliente, nè di fornitore.

•	Listino personalizzato. In mutua esclusione con il listino comune infatti se questo valore è attivo il cliente avrà un proprio listino prezzi. Si faccia riferimento alla gestione listini per maggiori informazioni.

•	Spostamento scadenze al 31/08 e al 31/12. Per default le ricevute bancarie con scadenza in queste date sono spostate al giorno 10 del mese successivo. L’operatore è comunque libero di scegliere un’altra data.

•	Sconto base. Percentuale di sconto che viene applicata normalmente in aggiunta allo sconto determinato dal prezzo di listino.

•	Cliente a Rischio, cliente insolvente. Se selezionato l’applicazione provvede a segnalarlo ad ogni emissione di documenti o a bloccare il documento stesso.

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Raggruppamento Documenti di Trasporto. È possibile generare una fattura ogni Documenti di Trasporto, raggruppare tutti i Documenti di Trasporto verso lo stesso luogo di destinazione su una fattura oppure raggruppare tutti i Documenti di Trasporto indipendentemente dal luogo di destinazione della merce.

•	Fatturazione Manuale. Se attivato esclude il cliente dal processo di fatturazione che si esegue normalmente a fine mese. La fatturazione è possibile solo se espressamente richiesta dall’operatore. Per ulteriori informazioni si rimanda a “generazione fatture” nel capitolo gestione fatture.

•	Codice personalizzato. Se attivato ad ogni documento emesso ricerca il codice con cui il cliente riconosce il prodotto e lo stampa al posto del codice prodotto. Si faccia riferimento alla gestione articoli di magazzino per altre informazioni.

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Campi Jolly. Sono 10 campi liberi che l’utente può utilizzare come meglio preferisce. Il significato dei campi deve essere impostato nel finestra di settaggio delle configurazioni. Questi campi sono ereditati in sede di creazione di un documento e possono essere stampati se adeguatamente settati sulle impostazioni di stampa.

Seguono una serie di campi che sono sdoppiati perchè possono essere settati diversamente sui documenti attivi e passivi

•	Conto Corrente. La banca dell’azienda in cui vengono normalmente assegnati/appoggiati gli effetti del cliente/fornitore.

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Esenzione. L'esenzione qui è da indicare solo se il cliente fosse completamente esente. Se l'esenzione fosse applicabile solo in determinate situazioni o solo su alcuni prodotti, questo campo deve essere lasciato vuoto ed agire sui documenti emessi. Nel caso di esportatori soggetti ad esenzione solo in un determinato periodo, dovrà essere l’utente ad inserire l’esenzione ad inizio periodo e rimuoverla alla fine.

•	Vettore. L'anagrafica del vettore deve essere a sua volta memorizzata tra le anagrafiche specificando che non si tratta ne di cliente, ne di fornitore.

Sulla ultime pagine sono visibili delle griglie che permettono di :gestire delle registrazioni associate alla scheda :

•	Gestione Indirizzi alternativi. Come già esposto, per ogni cliente è possibile inserire una serie di possibili destinazioni riportando ragione sociale (solitamente uguale), indirizzo e comune

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Gestione codici clienti/fornitori. Per ogni cliente è possibile abbinare il suo codice al codice dell’azienda. Questo comporta che durante l’inserimento di un documento sarà possibile digitare il codice prodotto del cliente e questo sarà convertito nel nostro codice. In sede di stampa del documento, verrà stampato anche il codice del cliente.

•	Scheda marketing. Vengono riportati l’elenco dei nominativi di riferimento nell’azienda cliente. Per ogni nominativo è riportato tipo di contatto, telefono fisso, telefono mobile, ultimo contatto, successivo contatto richiesto e note.