Gestione Ordini e Preventivi
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Gestione Ordini e Preventivi |
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La Funzione “gestione ordini" permette di inserire, modificare e annullare le offerte e gli ordini attivi e passivi. Questo significa che con una sola funzione si eseguono tutte le operazioni precedenti a quello che è la consegna del materiale o l’esecuzione di una prestazione. Naturalmente in questo contesto si potranno avere uno o più stati di avanzamento ( a discrezione dell’utente ) che potrà decidere di inserire solo l’ordine , di inserire l’offerta per trasformarla successivamente in ordine ma anche di seguire altri step di avanzamento intermedi o precedenti quali l’approvazione di un responsabile commerciale, del responsabile ufficio acquisti o del responsabile di produzione, il tutto con una serie di documenti stampati ed approvati ma recanti lo stesso numero di protocollo (numero ordine).
La documentazione attiva spocierà in una consegna di merce (Documenti di Trasporto o fattura) per mezzo del richiamo dell’ordine, mentre lo stato di avanzamento passivo verrà evaso manualmente al momento della ricezione della merce ordinata a fornitore.
Il numero documento con il quale si archivia la scheda è il numero ordine progressivo negli anni. Se non specificato diversamente si ha un numero che non si azzera ad inizio anno. Per l’utente che vuole azzerare il numero e contemporaneamente mantenere l’ordinamento dei numeri si consiglia di utilizzare un prefisso che riporta il numero dell’anno ( es. 3000112 è il numero 112 dell’anno 2003 ) ed eventualmente anche il tipo del documento ( es. 3000112 è l’ordine attivo numero 112 dell’anno 2003 mentre 3100112 è l’offerta attivo numero 112 dell’anno 2003)
Le schede degli ordini archiviati in precedenza possono essere richiamate direttamente se si ricorda il numero.. Se il campo numero viene lasciato vuoto e si preme il bottone di lettura si accede alla ricerca dei documenti.
La scheda viene divisa su più pagine. Nella prima pagina è obbligatorio indicare il cliente ( o il fornitore ) selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica.
Nella prima pagina si possono inserire le righe presenti sul documento. Non è obbligatorio inserire un codice articolo ma si può inserire direttamente la descrizione, così facendo il magazzino non verrà movimentato al momento in cui verrà generato un successivo Documenti di Trasporto o una successiva fattura accompagnatoria. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino comune o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.
La terza pagina contiene i dati riguardanti il trasporto della merce.
Il tipo viene assegnato automaticamente alla generazione in base a quanto definito nella configurazione mentre il numero, se non assegnato dall’operatore, è assegnato al momento della stampa.
La scheda viene divisa su due pagine. Nella prima pagina è obbligatorio indicare il cliente selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica.
Nella prima pagina si possono inserire le righe presenti sul documento. Non è obbligatorio inserire un codice articolo ma si può inserire direttamente la descrizione, così facendo il magazzino non verrà movimentato su un successivo Documenti di Trasporto. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.
Le stampe dei documenti in Strenus.Premium sono previsti su modulo bianco per impostazione predefinita. Una soluzione ottima per il rapporto qualità/prezzo consiste nella intestazione di moduli A4 con il logo e i dati aziendali, in modo che possano essere usati anche come fogli da lettera. Strenus.Premium provvederà a disegnare le fincature in sede di stampa documento.
I dati dell’ordine da gestire sono :
| • | Data ordine. |
| • | Intestatario. È il codice cliente (o fornitore) a cui (da cui) verrà inviata una successiva fattura. Questo codice è obbligatorio e l’anagrafica deve essere registrata tra le anagrafiche clienti pena la non fatturazione della merce consegnata. |
| • | Destinazione Merce. È il codice cliente ( o fornitore) a cui è destinata ( da cui proviene) la merce. Solitamente coincide con l’intestatario ma è possibile consegnare (ricevere) presso sedi diverse dalla sede amministrativa. Le diverse casistiche di trattamento degli indirizzi alternativi sono ampliamente trattate nel capitolo “gestione anagrafiche clienti/fornitori” nel manuale Archivi di Base al quale si rimanda il lettore. |
| • | Ragione Sociale e indirizzo. Automaticamente vengono proposti i dati ricavati dall’anagrafica. È possibile modificarli digitando un indirizzo diverso o attivando la funzione di ricerca dal campo Ragione sociale in modo da vedere l’elenco degli indirizzi alternativi disponibili |
| • | Vs. Riferimento. È il riferimento con cui l’ordine è riconosciuto dal cliente. |
| • | Nome File Cliente/Fornitore : E’ il riferimento al file eventualmente inviato in forma elettronica dal cliente o dal fornitore. Se è stata attivata la Gestione Elettronica Documentale (GED) il file sarà automaticamente archiviato nelle cartelle GED. |
| • | Mezzo di trasporto. Descrizione libera del mezzo di trasporto utilizzato. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Trasporto a cura del mittente, destinatario o vettore. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Lingua con cui deve essere stampato il documento. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Pagamento. Condizioni di pagamento. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Banca d’appoggio. Banca del cliente. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Progetto. È il progetto a cui fa riferimento il documento. |
| • | Agente / Subagente. Agente e subagente. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Vettore. Anagrafica del vettore utilizzato. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Causale Magazzino. Causale di Movimentazione (Vendita, Visione, Reso, ecc.) |
| • | Codice di esenzione e Percentuale IVA. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. Si veda anche “Funzioni Complesse” nel manuale archivi di base, |
| • | Valuta. La divisa con cui sono regolati gli importi. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Costo Trasporto, Imballo e Incasso. Il costo dell’incasso viene calcolato automaticamente in base al codice di pagamento e può essere modificato dall’utente. Questi costi vengono riportati sulle fatture o sui Documenti di Trasporto generati. In caso di raggruppamento di più ordini sullo stesso Documenti di Trasporto o fattura i costi di trasporto e imballo vengono sommati mentre le spese incasso vengono prelevate solo dal primo ordine. |
| • | Porto. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Resa. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Raggruppamento Documenti di Trasporto. È possibile generare una fattura ogni Documenti di Trasporto, raggruppare tutti i Documenti di Trasporto verso lo stesso luogo di destinazione su una fattura oppure raggruppare tutti i Documenti di Trasporto indipendentemente dal luogo di destinazione della merce. Non possono essere raggruppate sulla stessa fattura Documenti di Trasporto che hanno condizioni di pagamento diverse. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Sconto aggiuntivo. Si và a sommare agli sconti sulle righe prodotti e allo sconto base legato al pagamento. In caso di raggruppamento Documenti di Trasporto viene riconosciuto lo sconto indicato nel primo Documenti di Trasporto. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Data Consegna. |
| • | Pagamento convenuto. Note descrittive delle condizioni di pagamento da caricare in caso di pagamenti che non è possibile inquadrare in rate precise. |
| • | Note stampate sul documento. È possibile decidere di riportarlo anche su Documenti di Trasporto o fattura attivando la voce “Note in Documenti di Trasporto/fattura”. |
| • | Note interne. Non vengono stampate. |
Per ogni riga dovranno invece essere inseriti i seguenti dati :
| · | Codice Articolo. Il codice articolo non è obbligatorio ma se non inserito significa che si stà trattando un articolo non presente e gestito a magazzino. Questo comporta che non venga neppure generato il movimento di scarico su un successivo Documenti di Trasporto e/o fattura infatti tutti il materiale presente a magazzino deve essere identificato da un codice. |
| · | Descrizione. Quando viene inserito il codice articolo, la descrizione viene riportata in automatico ma l’operatore ha facoltà di modificarla. La descrizione non ha una diretta influenza sul riconoscimento del prodotto che si vuole trattare, perciò lo scarico avviene sul codice come se la descrizione non fosse stata cambiata. Se dopo aver cambiato la descrizione si reimposta un nuovo codice anche la descrizione viene ricoperta. Se il codice non viene inserito, la descrizione viene liberamente inserita a mano libera. |
| · | Fase / Variante. Deve essere indicata la fase di lavorazione o la variante del prodotto qualora l’articolo non sia un prodotto finito. |
| · | Quantità ordinata. |
| · | Quantità consegnata. |
| · | Quantità rimanente calcolata come ordinato meno consegnato. |
| · | Quantità in produzione.. |
| · | Quantità pronta. |
| · | Unità di misura. Viene richiamata la prima unità di misura indicata nella scheda del prodotto, ma è possibile modificarla. Se modificata si ricordi che il listino è caricato per comodità in funzione della unità di misura principale e pertanto si rende necessario modificare le condizioni di vendita. |
| · | Prezzo, sconti e provvigioni. Vengono ripresi i valori presenti sul listino con le modalità trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). Tuttavia sul listino è prevista una percentuale di provvigione agente e subagente. In alcuni casi come provvigione può essere riconosciuto un importo e perciò Strenus.Premium prevede una colonna importo provvigione agente e una colonna importo provvigione subagente. Se è presente sia l’importo che la percentuale il primo ha la priorità e la seconda viene ignorata. Dalla versione 2.31 sono gestite anche le provvigioni sulle note di credito che, se riportate, vengono automaticamente convertite con segno negativo. |
| · | Contropartita. La voce di contabilità su cui verrà caricato l’importo del prodotto su una successiva fattura. Le modalità con cui è riconosciuta la contropartita è trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). |
| · | Data prevista consegna. È la data in cui si ritiene di poter evadere la merce. Se non modificata corrisponde alla data di consegna presente sulla testata dell’ordine. |
| · | Matricole. La gestione delle matricole è trattata dettagliatamente nel manuale Magazzino. Se l’azienda vuole gestire le matricole dovrà segnalare per ogni prodotto in uscita e in entrata la matricola in oggetto. Le aziende che sviluppano prodotti personalizzati potranno assegnare un numero matricola direttamente in questa sede Il campo matricola è un campo note e pertanto possono essere riportati campi su diverse righe. Per ogni riga possono essere indicate più matricole ed ogni matricola deve essere riportata su una riga, anzi ogni riga inserita deve riportare la sola matricola. Nel caso di lotti saranno riportate matricole contigue. Per facilitare l’inserimento è presente una voce sulla barra comandi che chiede il primo e l’ultimo numero e carica il campo. |
| · | Note articolo. Le note possono essere riportate dalla scheda prodotti se la configurazione lo prevede. In ogni caso il campo è editabile. |
| · | Stampa note in testa / coda. Le note possono essere stampate prima o dopo la descrizione articolo. |
Con il click del tasto destro sulla griglia si abilitano funzioni specifiche sulla riga anche in funzione delle caratteristiche settate in ‘configurazioni’ :
Listini – Leggi listino : Consente il refresh del prezzo di listino. Di solito questa operazione è inutile (a meno di una modifica del codice cliente) in quanto il prezzo viene acquisito automaticamente durante l’inserimento del codice articolo.
Listini – Aggiorna listino : Aggiorna il listino con il prezzo e gli sconti caricati a video. Le regole del listino da aggiornare sono quelle definite nella gestione listini.
Lotti – Ricerca lotto : Ricerca i lotti disponibili per il prodotto.
Lotti – Inserisci lotto : L’inserimento può essere manuale o automatico. L’inserimento automatico prende il lotto più vecchio ma non ancora scaduto.
Lotti – Elimina lotti : Rimuove il lotto assegnato.
Sulla barra comandi sono disponibili diverse funzioni tra cui :
Stampa / Anteprima di stampa. La stampa permette di rendere disponibile l’ordine cliente per l’evasione attraverso Documenti di Trasporto o fattura. Per i documenti passivi non è necessaria la stampa.
La stampa in formato non standard (PDF, Fax, ecc.) riportano sempre l’intestazione o il logo della ditta mittente anche se è stata disabilitata da impostazioni di stampa.
Duplica Documento. Si genera un documento identico a quello visualizzato ma in uno stato iniziale, “non stampato”.Questo comando è molto utile quando viene riordinata la stessa merce di una commessa precedente.
Genera Documento da modello Word. Si genera un documento Word a partire da un modello preimpostato. Strenus®.Premium mette a disposizione un modello molto semplice ([cartellaApplicazione]\ORDINE.DOC) che l’utente puo’ personalizzare secondo le proprie esigenze. In base ai tipi di documento è anche possibile creare un modello ORDINE_[tipo].DOC per avere layout diversi per i diversi formati
Si noti anche che la generazione riporta semplicemente i dati già assegnati al documento ovvero se non indicato non viene riportato il numero che di solito è assegnato durante la prima stampa.
Al momento della generazione viene ricopiato il file modello e vengono sostituiti i tag identificati da # in esso contenuti.
Per avere la lista completa dei tag utilizzabili si veda impostazioni di stampa. Attenzione : I tag non saranno sostituiti se nelle impostazioni di stampa tale valore non risulta stampabile.
Impostazioni di stampa. Si accede ad una funzione che permette di personalizzare il modulo su cui verranno stampati i documenti. Per ogni maggiori informazioni si consulti il paragrafo Tipologia delle finestre-Finestre di Gestione Dati al capitolo “Archivi di Base”.
Inserimento veloce righe documento. Si accede ad una funzione che permette di inserire velocemente gli articoli (ad. Esempio legge il codice a barre). In base alle proprie esigenze possono essere richieste anche la quantità e il lotto di produzione che sono disabilitate per impostazione predefinita.
