Gestione interventi tecnici
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Gestione interventi tecnici |
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La Funzione “gestione interventi tecnici" permette di inserire, modificare e annullare le chiamate dei clienti e i successivi interventi tecnici. Questa funzione è studiata appositamente per tutte quelle aziende che forniscono un servizio di assistenza che può anche essere gestito da un contratto di assistenza (si veda anche il paragrafo successivo).
La gestione è studiata per poter avvenire in tempi diversi identificando un momento per inserire la registrazione (ovvero la chiamata del cliente), uno per l’intervento presso la sede del cliente ed uno in cui si esegue la conpilazione postuma della scheda intervanto.
L’iter incomincia con la richiesta del servizio da parte del cliente. In questo momento l’operatore registra l’apertura dell’intervento registrando i dati del cliente, il difetto segnalato, e concorda i tempi d’intervento. L’operatore stamperà poi una scheda d’intervento e la consegnerà al tecnico. Questo la completerà presso la sede del cliente indicando le prestazioni e il materiale impiegato, facendone firmare una copia dal cliente stesso e lasciandone una copia.
Al suo rientro in ufficio, l’intervento sarà completato per poter essere fatturato.
La seconda e la terza fase possono coincidere qualora il tecnico sia dotato di personal computer durante l’intervento.
La gestione degli interventi tecnici rispecchia molto da vicino la gestione dei Documenti di Trasporto tanto è vero che la tabella in cui vengono archiviati i dati è la stessa. La differenza sostanziale è che gli interventi sono registrati con una serie particolare, non fiscale, che per impostazione predefinita è “I”.
La scheda viene divisa su più pagine. Nella prima pagina è obbligatorio indicare il cliente selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica.
Pur essendo facoltativo, si passa quindi a registrare il tecnico che eseguirà l’intervento, la data e l’ora concordata e il difetto segnalato.
Altra cosa molto importante è impostare correttamente la causale. Nella configurazione base sono previste due tipologie, interventi e interventi in assistenza, dove per la prima farà seguito fattura.
Nella prima pagina si possono inserire le righe presenti sul documento. Le righe possono contenere prestazioni o materiale utilizzato. La compilazione può essere eseguita prima o dopo l’esecuzione dell’attività. Per il materiale usato non è obbligatorio inserire un codice articolo ma si può inserire direttamente la descrizione, così facendo il magazzino non verrà movimentato. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino comune o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.
Tra i dati che rivestono importanza particolare si ha la causale del documento in base alla quale verranno eseguite determinate operazioni. Il codice causale viene selezionato dalla tabella “causali di magazzino” trattata nel manuale “Archivi di base”.
| • | Qualunque causale sia selezionata, viene generato un movimento di scarico dal Magazzino di Scarico a meno che non sia mancante il codice articolo, in questo caso non viene eseguito alcun movimento. |
| • | I Documenti di Trasporto che sono segnalati con causali di vendita in “gestione tabelle” avranno come seguito l’emissione di fattura o di altro documento fiscale. |
Il tipo viene assegnato automaticamente alla generazione in base a quanto definito nella configurazione mentre il numero è assegnato al momento della stampa definitiva.
Al momento della conferma o della stampa del documento vengono eseguiti controlli per verificare la consistenza dei dati inseriti e vengono segnalati gli eventuali errori rendendo apparentemente impossibile salvare il documento senza prima modificare i dati non conformi. Questa verifica può essere bypassata selezionando l’apposita voce “Salta controlli di validità” presente sulla riga comandi.
Le stampe dei documenti in STRENUS®.PREMIUM sono previsti su modulo bianco per impostazione predefinita. Una soluzione ottima per il rapporto qualità/prezzo consiste nella intestazione di moduli A4 con il logo e i dati aziendali, in modo che possano essere usati anche come fogli da lettera. STRENUS®.PREMIUM provvederà a disegnare le fincature in sede di stampa documento.
In ogni caso è possibile personalizzare un modulo prefincato.
I dati del Documenti di Trasporto da gestire sono :
| • | Intestatario. È il codice cliente a cui verrà inviata la fattura. Questo codice è obbligatorio e l’anagrafica deve essere registrata tra le anagrafiche clienti pena la non fatturazione della merce consegnata. Per i documenti che non sono Documenti di Trasporto di vendita questa voce è meno importante ma è consigliato indicarla ugualmente anche per uniformità con la voce destinazione merce e per l’ereditarietà dei dati. |
| • | Destinazione Merce. È il codice cliente a cui è destinata la merce. Solitamente coincide con l’intestatario ma è possibile consegnare presso sedi diverse dalla sede amministrativa. Le diverse casistiche di trattamento degli indirizzi alternativi sono ampliamente trattate nel capitolo “Archivi di Base” (Paragrafo “gestione anagrafiche clienti/fornitori”). |
| • | Ragione Sociale e indirizzo. Automaticamente vengono proposti i dati ricavati dall’anagrafica. È possibile modificarli digitando un indirizzo diverso o attivando la funzione di ricerca dal campo Ragione sociale in modo da vedere l’elenco degli indirizzi alternativi disponibili |
| • | Tipo / Numero / Estensione e Data di stampa. Sono i dati con cui il documento e riconosciuto fiscalmente. Per tipo si intende la serie di numerazione infatti l’azienda può decidere di utilizzare serie di numerazioni diverse per filiali o negozi diversi ma anche per magazzini diversi. Se non esistono diverse serie di numerazioni questa voce non deve essere valorizzata. Il numero viene proposto uguale a zero e se, non modificato, nel momento in cui si andrà in stampa verrà caricato il primo numero utile prelevato dalla tabella progressivi gestionali. Questa è la procedura normale che sgrava l’operatore dall’incombenza della numerazione ma se si ritiene opportuno il numero può essere forzato, così facendo nel momento in cui si esegue la stampa definitiva, STRENUS®.PREMIUM riconosce un numero diverso da zero e lo interpreta come valido e non lo preleva dalla tabella. Alla voce estensione si possono caricare fino ad una massimo di 10 caratteri e può essere utilizzata per scopi diversi, solitamente viene messo il “/BIS” in caso di errori. Si tratta comunque di una voce gestita solo in casi molto particolari. La data di stampa viene proposta prelevandola dalla data di sistema ma può essere cambiata prima di andare in stampa. |
| • | Causale Magazzino. Causale di Movimentazione (Intervento, Intervento in assistenza, ecc.) |
| • | Tecnico. L’operatore a cui è assegnato l’intervento. Il comando a fianco del tecnico permette di visionare l’attività pianificata (o svolta) per il giorno in cui è stato preso l’appuntamento. |
| • | Data e ora intervento. È l’orario concordato in cui eseguire il lavoro. |
| • | Difetto Segnalato. È il difetto che il cliente ha segnalato. Il campo può contenere al massimo 30 caratteri ma se non sono sufficienti è possibile proseguire inserendo una o più righe di dettaglio.. |
| • | Difetto riscontrato : solitamente compilato dal tecnico in chiusura dell’intervento. |
| • | Pagamento. Condizioni di pagamento. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Banca d’appoggio. Banca del cliente. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Progetto. È il progetto a cui fa riferimento il documento. |
| • | Agente / Subagente. Agente e subagente. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Codice di esenzione e Percentuale IVA. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. Si veda anche “Funzioni Complesse” nel manuale archivi di base, |
| • | Valuta. La divisa con cui sono regolati gli importi. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Costo Trasporto, Imballo e Incasso. Il costo dell’incasso viene calcolato automaticamente in base al codice di pagamento e può essere modificato dall’utente. Questi costi vengono riportati sulle fatture generate dai Documenti di Trasporto. In caso di raggruppamento di più Documenti di Trasporto su una fattura i costi di trasporto e imballo vengono sommati mentre le spese incasso vengono prelevate solo dal primo Documenti di Trasporto. |
| • | Raggruppamento Documenti di Trasporto. È possibile generare una fattura ogni Documenti di Trasporto, raggruppare tutti i Documenti di Trasporto verso lo stesso luogo di destinazione su una fattura oppure raggruppare tutti i Documenti di Trasporto indipendentemente dal luogo di destinazione della merce. Non possono essere raggruppate sulla stessa fattura Documenti di Trasporto che hanno condizioni di pagamento diverse. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Sconto aggiuntivo. Si và a sommare agli sconti sulle righe prodotti e allo sconto base legato al pagamento. In caso di raggruppamento Documenti di Trasporto viene riconosciuto lo sconto indicato nel primo Documenti di Trasporto. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Lingua con cui deve essere stampato il documento. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Data Consegna. Salvo eccezioni, la stessa di inizio trasporto. |
| • | Come convenuto. Note descrittive delle condizioni di pagamento da caricare in caso di pagamenti che non è possibile inquadrare in rate precise. |
| • | Note stampate sul documento. È possibile decidere di riportarlo anche in fattura (in caso di raggruppamento solo quello del primo Documenti di Trasporto) attivando la voce “Note in fattura”. |
| • | Importo pagato. Da valorizzare in caso di anticipi alla consegna. Importo scalato dallo scadenziario per la fattura che segue. |
| • | Magazzino Provenienza Merce. Per impostazione predefinita viene proposto il magazzino principale. Da questo magazzino saranno scalate le giacenze dei prodotti. |
Per ogni riga dovranno invece essere inseriti i seguenti dati :
| · | Codice Articolo. Il codice articolo non è obbligatorio ma se non inserito significa che si stà trattando un articolo non presente e gestito a magazzino. Questo comporta che non venga neppure generato il movimento di scarico infatti tutti il materiale presente a magazzino deve essere identificato da un codice. |
| · | Descrizione. Quando viene inserito il codice articolo, la descrizione viene riportata in automatico ma l’operatore ha facoltà di modificarla. La descrizione non ha una diretta influenza sul riconoscimento del prodotto che si vuole trattare, perciò lo scarico avviene sul codice come se la descrizione non fosse stata cambiata. Se dopo aver cambiato la descrizione si reimposta un nuovo codice anche la descrizione viene ricoperta. Se il codice non viene inserito, la descrizione viene liberamente inserita a mano libera. |
| · | Fase / Variante. Deve essere indicata la fase di lavorazione o la variante del prodotto qualora l’articolo non sia un prodotto finito. |
| · | Quantità. |
| · | Unita di misurà. Viene richiamata la prima unità di misura indicata nella scheda del prodotto, ma è possibile modificarla. Se modificata si ricordi che il listino è caricato per comodità in funzione della unità di misura principale e pertanto si rende necessario modificare le condizioni di vendita. |
| · | Prezzo, sconti e provvigioni. Vengono ripresi i valori presenti sul listino con le modalità trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). Tuttavia sul listino è prevista una percentuale di provvigione agente e subagente. In alcuni casi come provvigione può essere riconosciuto un importo e perciò Strenus.Premium prevede una colonna importo provvigione agente e una colonna importo provvigione subagente. Se è presente sia l’importo che la percentuale il primo ha la priorità e la seconda viene ignorata. |
| · | Omaggio. È possibile riportare articoli omaggio su un Documenti di Trasporto di vendita ma questi devono essere evidenziati. La merce omaggio sarà riportata in fattura, l’imponibile sarà scalato ma l’imposta deve essere riportata. |
| · | Contropartita. La voce di contabilità su cui verrà caricato l’importo del prodotto su una successiva fattura nel caso di un Documenti di Trasporto di vendita. Le modalità con cui è riconosciuta la contropartita è trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). |
| · | Matricole. La gestione delle matricole è trattata dettagliatamente nel manuale Magazzino. Se l’azienda vuole gestire le matricole dovrà segnalare per ogni prodotto in uscita e in entrata la matricola in oggetto. Il campo matricola è un campo note e pertanto possono essere riportati campi su diverse righe. Per ogni riga possono essere indicate più matricole ed ogni matricola deve essere riportata su una riga, anzi ogni riga inserita deve riportare la sola matricola. Nel caso di lotti saranno riportate matricole contigue. Per facilitare l’inserimento è presente una voce sulla barra comandi che chiede il primo e l’ultimo numero e carica il campo. |
| · | Note articolo. Le note possono essere riportate dalla scheda prodotti se la configurazione lo prevede. In ogni caso il campo è editabile. |
| · | Stampa note in testa / coda. Le note possono essere stampate prima o dopo la descrizione articolo. |
| · | Distinta Base. Evidenzia gli articoli che hanno una distinta base associata. |
| · | Numero Preventivo. Se diverso da zero rappresenta il numero del preventivo a cui si fà riferimento. È modificabile dall’utente qualora i preventivi non fossero gestiti con Strenus.Premium. |
| · | Numero Ordine. Se diverso da zero rappresenta il numero dell’ordine a cui si fà riferimento. È modificabile dall’utente qualora gli ordini non fossero gestiti con Strenus.Premium. |
Sulla barra comandi sono disponibili diverse funzioni tra cui :
Stampa / Anteprima di stampa. La stampa si intende sempre definitiva e genera una serie di operazioni e di movimenti tesi alla valorizzazione del documento :
| · | Assegnazione del numero del documento. Se il numero del documento non è stato assegnato dall’utente, viene letta la tabella dei progressivi assegnando il numero progressivo all’ultimo stampato. |
| · | Movimento di Magazzino. Viene generato il movimento che scarica il materiale dal magazzino principale. |
Annulla Stampa. Naturalmente è possibile che il documento sia stato per errore o lo si voglia eliminare. In questi casi è necessario procedere con la funzione di annullamento della stampa che ripristinerà la situazione eliminando tutti i movimenti di magazzino da esso generati.
Duplica Documento. Si genera un documento identico a quello visualizzato ma in uno stato iniziale, “non stampato”.Questo comando è molto utile laddove si debba fare uscire la stessa merce di una precedente consegna.
Importa Ordini. Questa funzione mostra l’elenco del materiale in ordine ancora inevaso in particolare mostra le colonne quantità in ordine, da consegnare, CONSEGNA e rimanenti. In particolare si noti che la colonna CONSEGNA inizialmente riporta valori uguali a zero. L’operatore deve indicare in questa colonna la quantità che si consegna con il documento che si stà registrando. Se si vuole procedere all’evasione completa della/delle righe è sufficiente selezionarle e selezionare “Tutto Consegnato” presente su “Funzioni” della barra menu.
Impostazioni di stampa. Si accede ad una funzione che permette di personalizzare il modulo su cui verranno stampati i documenti. Per ogni maggiori informazioni si consulti il paragrafo Tipologia delle finestre-Finestre di Gestione Dati al capitolo “Archivi di Base”.