Gestione elettronica documentale

La Gestione Elettronica Documentale (di seguito GED) permette di archiviare qualunque documento aziendale, in qualunque formato esso sia. La ricerca avviene sia sulle cartelle in linea, sia sulle cartelle di Backup consentendo la facile ricerca dei documenti masterizzati. I documenti emessi saranno archiviati automaticamente durante la stampa senza che l'operatore debba eseguire operazioni supplementari.

Dal 2005 la GED permette di sostituire l’archivio cartaceo tuttavia prima di sostituire l'archiviazione dei documenti cartacei, consultare il proprio consulente fiscale.

La funzione GED è disattivata per impostazione predefinita. Può essere attivata tramite la funzione “Configurazione” presente sulla barra comandi della finestra principale, quindi selezionare “Impostazioni” e spuntare la voce “GED”. Nella stessa finestra devono essere settate anche le cartelle di repository dei documenti. Esistono due tipi di cartelle :

Se la GED è attiva ogni documento emesso verrà archiviato automaticamente al momento della stampa  Il nome del file viene assegnato automaticamente e tiene conto sia del progressivo interno che del numero di stampa del documento oltre all’anno di appartenenza.

Questo può comportare che sulla cartella possano essere presenti anche documenti stampati per errore (es. con numero sbagliato) ma l’individuazione di eventuali errori e’ immediata essendo i nomi file ordinati per tipo/anno/numero.

Se una volta stampato, il documento viene eliminato, esso non è rimosso automaticamente dalla GED. Questo per evitare di rimuovere involontariamente documenti che, in ogni caso sono stati stampati.

In ultima analisi si consideri che una volta archiviato nella cartella GED un documento non verrà più spostato dal software. Se è stato archiviato per errore sarà l’operatore che, se lo desidera, lo dovrà rimuovere manualmente.

Insomma non è considerato grave se ci sono documenti che potrebbero essere eliminati mentre lo è senz’altro non avere un documento effettivo.

Nonostante questa precauzione, si raccomanda all’operatore di verificare saltuariamente la presenza dei documenti e soprattutto di procedere ad un adeguato sistema di copia dei dati.

Oltre ai documenti emessi (attivi) e ai documenti inviati dai fornitori e salvati durante la normale gestione, è possibile archiviare qualunque altro tipo di documento, anche se completamente scollegato dal gestionale. Possono quindi essere archiviati documenti di Office, progetti, articoli, riviste, libri ecc.

Questa funzione permette innanzitutto di ricercare i documenti archiviati fino a quel momento. La classica presentazione in griglia è arricchita da funzioni di gestione ottenibili con un click del tasto destro del mouse quando posizionato sulla griglia.

Le funzioni possibili sono :

Le prime due funzioni permettono di accedere ad una finestra di gestione sovrapposta.

Se viene scelto un nuovo inserimento verrà chiesto di che tipo di documento si tratta per definire la cartella in cui deve essere copiato, quindi viene richiesto di indicare il file originale. Il file selezionato viene mantenuto nella posizione originale e ne viene fatta una copia sulla cartella GED in modo da non intaccare la normale attività.

A questo punto sarà necessario inserire i dati con cui procedere in seguito alla ricerca del documento.

I dati con cui viene archiviato il documento sembrano abbastanza scarni. In realtà si vuole dare risalto al campo note, il quale deve contenere tutte le informazioni con cui deve essere fatta la ricerca in seguito.