Questa funzione permette di inserire, modificare e annullare documenti di Trasporto, fatture di acquisto dirette e differite, note di debito e di credito, fatture proforma, fatture accompagnatorie, ricevute fiscali e scontrini.
Se si deve accreditare un importo è possibile inserire una fattura con dati negativi ma è più corretto inserire una nota di credito con i valori positivi, sarà STRENUS®.PREMIUM a convertirli correttamente durante la generazione del movimento contabile.
Le fatture accompagnatorie o le ricevute fiscali generano anche una registrazione di magazzino allo stesso modo dei Documenti di Trasporto di vendita.
È obbligatorio indicare il fornitore selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica.
Si possono inserire le righe presenti sul documento oppure una riga cumulativa per ogni conto di acquisto. Non è obbligatorio inserire un codice articolo, così facendo, in caso di fattura accompagnatoria, il magazzino non verrà movimentato. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.
Le fatture generano un movimento contabile e implementano lo scadenziario. Il calcolo dell’IVA su fatture passive può risultare problematico in quanto i diversi software in circolazione eseguono il calcolo in modo differente. Premesso che fa fede quanto indicato dal fornitore, Strenus®.Premium è predisposto per calcolare l’IVA :
| • | Con arrotondamento matematico ( se il millesimo di Euro è da 0 a 4 riporta al centesimo inferiore altrimenti al superiore ) |
| • | Con arrotondamento al centesimo superiore sempre. |
Per rendere questo calcolo automatico anche per le fatture successive deve essere indicato sulla scheda fornitore.
Al momento della conferma del documento vengono eseguiti controlli per verificare la consistenza dei dati inseriti e vengono segnalati gli eventuali errori rendendo apparentemente impossibile salvare il documento senza prima modificare i dati non conformi. Questa verifica può essere bypassata selezionando l’apposita voce “Salta controlli di validità” presente sulla riga comandi.
I dati delle fatture da gestire sono :
| • | Fornitore. È il codice mittente del documento. Questo codice è obbligatorio e l’anagrafica deve essere registrata tra le anagrafiche clienti pena la non contabilizzazione della fattura. |
| • | Destinazione Merce. È obbligatorio per le sole fatture accompagnatorie o i documenti di trasporto e rappresenta il codice cliente a cui è destinata la merce. Solitamente coincide con l’intestatario ma è possibile consegnare presso sedi diverse dalla sede amministrativa. In alcuni settori come quello edilizio questo può identificare il cantiere. Le diverse casistiche di trattamento degli indirizzi alternativi sono ampliamente trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “gestione anagrafiche clienti/fornitori”). |
| • | Ragione Sociale e indirizzo. Automaticamente vengono proposti i dati ricavati dall’anagrafica. È possibile modificarli digitando un indirizzo diverso o attivando la funzione di ricerca dal campo Ragione sociale in modo da vedere l’elenco degli indirizzi alternativi disponibili. Anche in questo caso deve essere trattato solo in presenza di fatture accompagnatorie in cui deve essere indicato il luogo di destinazione preciso. |
| • | Tipo / Numero / Estensione e Data di stampa. Sono i dati, assegnati dal fornitore, con cui il documento e riconosciuto fiscalmente. Per tipo si intende la serie di numerazione infatti l’azienda può decidere di utilizzare serie di numerazioni diverse per filiali o negozi diversi. Se non esistono diverse serie di numerazioni questa voce non deve essere valorizzata. |
| • | Categoria. Categoria dei prodotti acquistati.. |
| • | Vs. Riferimento. È il riferimento con cui il Documenti di Trasporto è stato registrato dal destinatario. |
| • | Nome File Fornitore : E’ il riferimento al file eventualmente inviato in forma elettronica dal fornitore. Se è stata attivata la Gestione Elettronica Documentale (GED) il file sarà automaticamente archiviato nelle cartelle GED. |
| • | Pagamento. Condizioni di pagamento. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Pagamento convenuto. Note descrittive delle condizioni di pagamento da caricare in caso di pagamenti che non è possibile inquadrare in rate precise. |
| • | Elenco Scadenze convenute. Nel caso in cui il pagamento sia “come convenuto” (Codice “CC” di default) viene data la possibilità di inserire l’elenco delle scadenze con gli importi relativi. La griglia delle scadenze non viene proposta se manca il codice pagamento. |
| • | Banca d’appoggio. Banca del fornitore. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Codice di esenzione e Percentuale IVA. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. Si veda anche “Funzioni Complesse” nel manuale archivi di base. |
| • | Valuta. La divisa con cui sono regolati gli importi. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Progetto. È il progetto a cui fa riferimento il documento. |
| • | Costo Trasporto, Imballo e Incasso. Il costo dell’incasso viene calcolato automaticamente in base al codice di pagamento e può essere modificato dall’utente. |
| • | Ritenuta d’acconto. Permette di specificare l’importo soggetto a ritenuta d’acconto. |
| • | Totale già pagato. Permette di salvare un importo anticipato o pagato in sede di emissione della fattura. |
| • | Sconto aggiuntivo. Si và a sommare agli sconti sulle righe prodotti e allo sconto base legato al pagamento (sconto cassa evidenziato in sola lettura). Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Note stampate sul documento. |
Per ogni riga dovranno invece essere inseriti i seguenti dati :
| · | Contropartita. La voce di contabilità su cui verrà caricato l’importo. Se indicato un codice articolo, le modalità con cui è riconosciuta la contropartita è trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). |
| · | Codice Articolo. Il codice articolo non è obbligatorio ma se non inserito significa che si stà trattando un articolo non presente e gestito a magazzino. Questo comporta che nel caso di fattura accompagnatoria non venga neppure generato il movimento di scarico infatti tutti il materiale presente a magazzino deve essere identificato da un codice. |
| · | Descrizione. Quando viene inserito il codice articolo, la descrizione viene riportata in automatico ma l’operatore ha facoltà di modificarla. La descrizione non ha una diretta influenza sul riconoscimento del prodotto che si vuole trattare, perciò lo scarico avviene sul codice come se la descrizione non fosse stata cambiata. Se dopo aver cambiato la descrizione si reimposta un nuovo codice anche la descrizione viene ricoperta. Se il codice non viene inserito, la descrizione viene liberamente inserita a mano libera. |
| · | Fase / Variante. Deve essere indicata la fase di lavorazione o la variante del prodotto qualora l’articolo non sia un prodotto finito. |
| · | Unita di misurà. Viene richiamata la prima unità di misura indicata nella scheda del prodotto, ma è possibile modificarla. Se modificata si ricordi che il listino è caricato per comodità in funzione della unità di misura principale e pertanto si rende necessario modificare le condizioni di vendita. |
| · | Prezzo di acquisto, sconti e provvigioni. Vengono ripresi i valori presenti sul listino con le modalità trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). Tuttavia sul listino è prevista una percentuale di provvigione agente e subagente.. |
| · | Matricole. Anche in questo caso è da valorizzare solo nel caso di fattura accompagnatoria. La gestione delle matricole è trattata dettagliatamente nel manuale Magazzino. Se l’azienda vuole gestire le matricole dovrà segnalare per ogni prodotto in uscita e in entrata la matricola in oggetto. Il campo matricola è un campo note e pertanto possono essere riportati campi su diverse righe. Per ogni riga possono essere indicate più matricole ed ogni matricola deve essere riportata su una riga, anzi ogni riga inserita deve riportare la sola matricola. Nel caso di lotti saranno riportate matricole contigue. Per facilitare l’inserimento è presente una voce sulla barra comandi che chiede il primo e l’ultimo numero e carica il campo. |
| · | Note articolo. Le note possono essere riportate dalla scheda prodotti se la configurazione in “Impostazioni STRENUS®.PREMIUM” lo prevede. In ogni caso il campo è editabile. |
Sulla barra comandi sono disponibili diverse funzioni tra cui :
Duplica Documento. Si genera un documento identico a quello visualizzato ma in uno stato iniziale, “non stampato”.Questo comando è molto utile laddove si debba fatturare allo stesso cliente, in tempi diversi, le stesse voci alle stesse condizioni.
Importa Ordini. Questa funzione mostra l’elenco del materiale in ordine ancora inevaso in particolare mostra le colonne quantità in ordine, da consegnare, CONSEGNA e rimanenti. In particolare si noti che la colonna CONSEGNA inizialmente riporta valori uguali a zero. L’operatore deve indicare in questa colonna la quantità che si consegna con il documento che si stà registrando. Se si vuole procedere all’evasione completa della/delle righe è sufficiente selezionarle e selezionare “Tutto Consegnato” presente su “Funzioni” della barra menu.
