La gestione Anagrafiche di Magazzino permette di inserire, modificare e annullare le schede degli articoli di magazzino.
Il codice che viene associato all' anagrafica è di 18 caratteri inserito liberamente dall'utente oppure gestito con un numero progressivo.
L’azienda che riconosce i propri prodotti attraverso un codice a barre troverà molto comodo la gestione attraverso codici a barre. Infatti in ogni punto dell’applicazione, quando viene richiesto il codice di un prodotto è possibile indicare sia il codice stesso sia il codice a barre. Sarà l’applicazione che cercherà di interpretarlo cercando prima l’esistenza del codice come codice principale e se non trovato ricercandolo come codice a barre e quindi trasformandolo in codice principale. Per quanto appena detto risulta chiaro che la gestione al banco per l’emissione di un Documenti di Trasporto, di una fattura accompagnatoria o di qualunque documento, risulta immediata. Dopo avere inserito i dati principali del cliente, sarà possibile puntare in sequenza il lettore di codice a barre sui vari prodotti e, senza intervenire sulla tastiera, si ritroverà il Documenti di Trasporto già pronto alla stampa.
Rivestono particolare importanza la Famiglia ( utilizzata soprattutto dalle statistiche ), la Categoria ( che viene vista come una sottofamiglia ), le contropartite ( utilizzate dal programma di gestione fatture per generare il movimento di contabilità).
Inserendo il fornitore abituale, il prezzo e gli sconti di acquisto si procede all'inserimento del listino di acquisto e all'identificazione del fornitore preferenziale. Il prezzo e gli sconti di vendita indicati vengono memorizzati sul listino comune di vendita numero 1.
I dati trattati sono :
| • | Descrizione. La lunghezza massima è di 50 caratteri ma si consiglia anche di valutare il numero massimo di caratteri stampabili per riga nei documenti. |
| • | Codice a barre. Si può inserire quello eventualmente presente sul prodotto oppure assegnarne uno ad uso interno. Dalla barra comandi sarà possibile stampare le etichette con codici a barre e non. |
| • | Descrizione aggiuntiva. Si tratta di note aggiuntive che possono comparire sui documenti se attivata la specifica funzione in “Impostazioni STRENUS®.PREMIUM” nel modulo Utilità e se è attivata la relativa opzione a fondo pagina. |
| • | Note su Stampa etichetta. Riporta queste note sulle specifiche etichette stampabili da barra comandi. |
| • | Non Attivo. Qualora l'anagrafica non sia più attiva ad esempio in seguito alla obsolescenza del prodotto, STRENUS®.PREMIUM necessita che la registrazione continui ad esistere sulla banca dati. Segnalandola come non attiva viene discriminata durante la normale gestione. |
| • | Percentuale IVA. Deve essere indicata solo se il regime IVA non è quello indicato in “Impostazioni STRENUS®.PREMIUM”. Si noti che non necessariamente questo corrisponde al regime IVA ordinario. Anche se è inutile ma non è un errore inserirlo sempre, si consiglia di indicarlo solo quando strettamente necessario infatti in caso di modifiche dell’aliquota il valore deve essere modificato su tutte le schede. |
| • | Esenzione. L'esenzione qui è da indicare solo se il prodotto fosse esente IVA verso tutti i clienti. Se l'esenzione fosse applicabile solo in determinate situazioni o solo su alcuni clienti, questo campo deve essere lasciato vuoto ed agire sui documenti emessi. |
| • | Unità di Misura. Sono previste due unità di misura ed un coefficiente di conversione. |
| • | Peso Unitario. Se indicato, durante l’emissione dei Documenti di Trasporto il calcolo del peso della merce sarà calcolato automaticamente. Viene utilizzato anche dalla gestione listini per calcolare un eventuale prezzo in riferimento al peso del prodotto. Il peso unitario viene calcolato in automatico se sono indicate le dimensioni e il peso specifico. |
| • | Tara. Indica la tara con cui normalmente viene pesato il prodotto. Ad esempio è il caso della carta che viene messa sulla bilancia. |
| • | Percentuale sfrido o calo peso. Indica la differenza di peso o di dimensioni tra il prodotto acquistato e venduto. |
| • | Peso Specifico. Se indicato viene calcolato automaticamente il peso unitario. |
| • | Pezzi per cartone (o confezione). Indica l’imballo con cui normalmente viene acquista/venduto il prodotto. |
| • | Cartoni per strato e Strati per pallet. Assieme a pezzi per cartone servono a calcolare i quantitativi di articoli contenuti in un imballo. |
| • | Giorni di scadenza del prodotto integro. |
| • | Lotto minimo d’acquisto. Verrà proposto automaticamente nei Documenti di Trasporto di acquisto. |
| • | Giacenza minima. Se la configurazione nel “Impostazioni” del modulo utilità prevede la gestione dei sottoscorta, questo valore viene confrontato con la giacenza a magazzino. |
| • | Tipo Articolo. È utilizzabile a discrezione dell’utente in abbinamento alla relativa tabella. |
| • | Famiglia. È utilizzabile a discrezione dell’utente in abbinamento alla relativa tabella. |
| • | Categoria. È utilizzabile a discrezione dell’utente in abbinamento alla relativa tabella. Si tratta di una ulteriore diversificazione all’interno della famiglia di prodotti. |
| • | Reparto. Indica il reparto in cui viene commercializzato il prodotto. |
| • | Fornitore Abituale. È il fornitore presso il quale solitamente si acquista il prodotto, non necessariamente quello che propone una condizione migliore. Il fornitore abituale deve essere indicato, quand’anche l’articolo sia prodotto in azienda. In questo caso il fornitore abituale corrisponde al magazzino principale. |
| • | Prezzo di vendita. Il prezzo nella valuta di riferimento del listino 1. |
| • | Prezzo d’acquisto. Il prezzo di acquisto dal fornitore abituale. Questo e anche il valore di magazzino del prodotto a meno che non sia presente il campo costo. |
| • | Valore (costo). È il valore con cui viene valorizzato il magazzino (si veda il paragrafo sulla valorizzazione di magazzino. Per impostazione predefinita corrisponde al prezzo di acquisto o al valore della distinta base ma, a richiesta dell’utente, può essere modificato usando una logica diversa. Se sulla scheda il costo viene lasciato a zero questo viene calcolato durante il salvataggio con la metodologia del costo corrente. Si faccia attenzione che in caso non si ripristini tale valore a zero il costo precedentemente non sarà modificato anche nel caso di modifica del prezzo di acquisto. |
| • | Margine. Questo valore non viene archiviato sul database ma viene calcolato tutte le volte in rapporto al prezzo di vendita del listino 1 e il prezzo di acquisto dal fornitore abituale. Questo campo può anche essere utilizzato per indicare il margine desiderato e da questo è possibile ricavare il prezzo di vendita. |
| • | Contropartita vendite. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiate le vendite. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità. |
| • | Contropartita acquisti. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiati gli acuisti. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità. |
| • | Contropartita lavorazione. Il codice del piano dei conti a cui normalmente vengono appoggiate le lavorazione. Obbligatorio solo se si usa il modulo di contabilità. |
| • | Immagine, commento sonoro, filmato. Si tratta di tre campi dove memorizzare documenti multimediali in qualunque formato. |
| • | Non Attivo. Il prodotto che diventa obsoleto o non più trattato può essere marcato come non attivo. In questo modo, pur non venendo fisicamente eliminato, potrà non essere confuso con i prodotti attivi. |
| • | Non movimenta magazzino. Possono essere identificati in questo modo tutti i prodotti che non devono tracciare il carico o lo scarico di magazzino. Possono essere identificate in questo modo le prestazioni, ovvero un articolo non materiale, ma anche i prodotti di cui non si vuole avere una tracciabilità a magazzino. |
| • | Campi Jolly. Sono 10 campi liberi che l’utente può utilizzare come meglio preferisce. Il significato dei campi deve essere impostato nel finestra di settaggio delle configurazioni. Questi campi sono ereditati in sede di creazione di un documento e possono essere stampati se adeguatamente settati sulle impostazioni di stampa. |
Sulle pagine successive vengono gestiti altri dati :
| • | Descrizioni estero. Permette di inserire la traduzione delle descrizioni nelle diverse lingue. |
| • | Lavorazione e Distinta Base. Si veda il relativo paragrafo di seguito. |
Dalla barra comandi è possibile eseguire le stampe delle etichette. Per maggiori informazioni si consulti il manuale introduttivo.
Sulla barra comandi sono presenti alcune funzioni tra cui :
| - | Giacenza e valori (costo storico) : In caso di calcolo al costo corrente cerca il costo più recente presente sullo storico ed se non lo trova, lo calcola dal listino, dalla distinta base o dal ciclo di lavorazione. Se si richiede il costo medio, LIFO o FIFO lo calcola ogni volta. |
| - | Calcola Valore attuale : Questa funzione ricalcola il costo e lo salva in storico alla data odierna. |
Distinta Base e Cicli di Lavorazione.
La gestione della produzione necessita di associare ad ogni prodotto la relativa distinta base ed il relativo ciclo di lavorazione.
Per distinta base si intende l’insieme dei componenti che assemblati costituiranno il prodotto finito.
STRENUS®.PREMIUM richiede che vengano inseriti i soli componenti di primo livello. Eventuali componenti che avranno una propria distinta base saranno gestiti nell’apposita scheda. Per ogni componente deve essere indicato il codice, la quantità, la posizione del disegno e le note. Il valore del componente evidenziato è calcolato con le regole della valorizzazione trattata al capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “funzioni complesse”) e non è modificabile. Occorre fare particolare attenzione alla costruzione delle distinte basi infatti se per errore si indica un componente sulla cui distinta base è presente il prodotto che si stà gestendo si cade in un errore logico di ricorsività (deadlock). In questo caso STRENUS®.PREMIUM si trova nell’impossibilità di gestire questa situazione arrivando ben presto a saturare la memoria durante il calcolo e rendendo necessario la revisione dell’intera distinta.
La distinta base inserita deve tenere conto anche dello sfrido ovvero le quantità devono contenere quello che serve a realizzare il prodotto compreso gli scarti di lavorazione. Naturalmente non essendo possibile prevedere quale sarà lo scarto reale di un pezzo dovranno essere conteggiate le quantità medie necessarie.
Strenus®.Premium è in grado di riconoscere un deadlock sulla distinta base ovvero il caso in cui, per un errore, è stato inserito in distinta base il codice padre.
Il caso può verificarsi anche a distanza di più generazioni (es. A è figlio di B che è figlio di A).
In casi come questi la distinta base proseguirebbe all'infinito (deadlock) ma Strenus®.Premium è in gradi di spezzare la catena in due modi :
| - | Sulla "scheda articolo" segnala a video il codice su cui è presente il deadlock |
| - | Durante il calcolo del valore della distinta il riconoscimento è silente per non bloccare l'elaborazione, tuttavia non vengono valorizzati i deadlock. |
La gestione per taglie e colori ha una problematica supplementare da risolvere. Lo stesso articolo richiederà una quantità diversa di componenti in base alla taglia e al colore del pezzo prodotto.
È consigliabile risolvere questa problematica tenendo conto di una media del materiale necessario per le diverse taglie, così come si fà con la maggiorazione dovuta allo sfrido. In questo modo si semplifica enormemente la gestione ( sarà sufficiente gestire la distinta base standard ) tuttavia se si vuole essere certi della precisione si dovrà gestire la distinta base a 4 livelli (articolo, variante, taglia e colore).
Nel modulo magazzino è disponibile un generatore di distinta base per taglie e colori che ne semplifica notevolmente la gestione.
Per ciclo di lavorazione si intende l’insieme delle fasi necessarie a comporre il prodotto finito.
Il ciclo di lavorazione prevede che si inizi a lavorare un prodotto grezzo ( che avrà un proprio codice variante, quantità, valore e peso ). Al termine della lavorazione si avrà un altro valore. Non in tutti i casi è necessario indicare il codice di derivazione. Alcuni prodotti potranno essere soggetti alla sola fase di montaggio e in questo caso tutti i componenti contribuiranno al valore del prodotto finito. Se presente un codice di derivazione, il suo valore sarà componente del valore del prodotto finito.
Per ogni ciclo di lavorazione dovrà essere indicata la fase (vedi tabella in gestione tabelle), Centro di lavorazione, reparto o fornitore terzista (vedi gestione tabelle), il tempo della lavorazione in minuti che moltiplicato per il costo al minuto, indicato sulla tabella centri di costo, costituirà il valore della lavorazione.
Ai fini della valorizzazione è importante che prodotti che hanno distinta base o cicli di lavorazione non riportino sulla scheda prodotto un prezzo di acquisto pena l’inattendibilità del calcolo del valore come la somma dei componenti o delle lavorazioni.
Qualora lo stesso articolo possedesse sia distinta base sia ciclo di lavorazione per convenzione il valore sarebbe la somma dei componenti e il valore della lavorazione non verrebbe considerato.
Se il valore deve tenere conto anche della lavorazione è possibile indicare in distinta base anche una articolo lavorazione (assemblaggio) oppure definire due articoli diversi dove il prodotto finito contiene come codice prodotto di derivazione il codice del prodotto non lavorato, che contiene la sola distinta base.
