Gestione fatture
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Gestione fatture |
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La funzione “gestione fatture" permette di inserire, modificare e annullare fatture dirette e differite, note di debito e di credito, fatture proforma, fatture accompagnatorie, ricevute fiscali e scontrini.
Se si deve accreditare un importo è possibile inserire una fattura con dati negativi ma è più corretto inserire una nota di credito con i valori positivi, sarà STRENUS®.PREMIUM a convertirli correttamente durante la generazione del movimento contabile.
La fattura proforma non esegue alcuna registrazione contabile e rimane in uno stato di documento non stampato fino al momento in cui non diventa documento effettivo. Per questo è sufficiente richiamare il documento e trasformarlo modificando il tipo da “fattura proforma” a “fattura”. Tutte le operazioni successive come la gestione e la stampa non saranno diverse da quelle eseguite su fatture native.
Le fatture accompagnatorie o le ricevute fiscali generano anche una registrazione di magazzino allo stesso modo dei Documenti di Trasporto di vendita.
La scheda viene divisa su più pagine. Nella prima pagina è obbligatorio indicare il cliente selezionando il quale vengono caricati una serie di altri valori legati all'anagrafica. È possibile lasciare i dati suggeriti oppure modificarne alcuni. In questo caso le modifiche saranno attive sulla scheda ma non andranno a modificare la scheda anagrafica.
Nella prima pagina si possono inserire le righe presenti sul documento. Non è obbligatorio inserire un codice articolo ma si può inserire direttamente la descrizione, così facendo, in caso di fattura accompagnatoria, il magazzino non verrà movimentato. Il prezzo inserito viene preso direttamente dal listino o personalizzato a seconda di quanto impostato nella scheda clienti e un eventuale modifica può essere archiviata come nuova condizione di listino.
La terza pagina contiene i dati riguardanti il trasporto della merce ed è attiva solo per le fatture accompagnatorie.
Le fatture generano un movimento contabile e implementano lo scadenziario.
Il calcolo dell’IVA su fatture attive può essere settato sulla funzione di configurazione in modo da eseguire il calcolo :
| • | Con arrotondamento matematico ( se il millesimo di Euro è da 0 a 4 riporta al centesimo inferiore altrimenti al superiore ) |
| • | Con arrotondamento al centesimo superiore sempre. |
Per impostazione predefinita il calcolo avviene sempre con arrotondamento al centesimo superiore tuttavia si consiglia di consultare il proprio consulente fiscale prima di scegliere il tipo di arrotondamento.
Al momento della conferma o della stampa del documento vengono eseguiti controlli per verificare la consistenza dei dati inseriti e vengono segnalati gli eventuali errori rendendo apparentemente impossibile salvare il documento senza prima modificare i dati non conformi. Questa verifica può essere bypassata selezionando l’apposita voce “Salta controlli di validità” presente sulla riga comandi.
Le stampe dei documenti in STRENUS®.PREMIUM sono previsti su modulo bianco per impostazione predefinita. Una soluzione ottima per il rapporto qualità/prezzo consiste nella intestazione di moduli A4 con il logo e i dati aziendali, in modo che possano essere usati anche come fogli da lettera. STRENUS®.PREMIUM provvederà a disegnare le fincature in sede di stampa documento.
In ogni caso è possibile personalizzare un modulo prefincato.
I dati delle fatture da gestire sono :
| • | Intestatario. È il codice cliente a cui viene inviata la fattura. Questo codice è obbligatorio e l’anagrafica deve essere registrata tra le anagrafiche clienti pena la non contabilizzazione della fattura. |
| • | Destinazione Merce. È obbligatorio per le sole fatture accompagnatorie e rappresenta il codice cliente a cui è destinata la merce. Solitamente coincide con l’intestatario ma è possibile consegnare presso sedi diverse dalla sede amministrativa. Le diverse casistiche di trattamento degli indirizzi alternativi sono ampliamente trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “gestione anagrafiche clienti/fornitori“). |
| • | Ragione Sociale e indirizzo. Automaticamente vengono proposti i dati ricavati dall’anagrafica. È possibile modificarli digitando un indirizzo diverso o attivando la funzione di ricerca dal campo Ragione sociale in modo da vedere l’elenco degli indirizzi alternativi disponibili. Anche in questo caso deve essere trattato solo in presenza di fatture accompagnatorie in cui deve essere indicato il luogo di destinazione preciso. |
| • | Data inserimento fattura. Mantiene la data in cui è stato inserito il documento. È una data interna gestita da STRENUS®.PREMIUM e non deve essere gestita dall’operatore. |
| • | Tipo / Numero / Estensione e Data di stampa. Sono i dati con cui il documento e riconosciuto fiscalmente. Per tipo si intende la serie di numerazione infatti l’azienda può decidere di utilizzare serie di numerazioni diverse per filiali o negozi diversi. Se non esistono diverse serie di numerazioni questa voce non deve essere valorizzata. Lo scontrino fiscale assume per default il tipo “S”. Il numero viene proposto uguale a zero e se, non modificato, nel momento in cui si andrà in stampa verrà caricato il primo numero utile prelevato dalla tabella progressivi gestionali. Questa è la procedura normale che sgrava l’operatore dall’incombenza della numerazione ma se si ritiene opportuno il numero può essere forzato, così facendo nel momento in cui si esegue la stampa definitiva, STRENUS®.PREMIUM riconosce un numero diverso da zero e lo interpreta come valido e non lo preleva dalla tabella. Alla voce estensione si possono caricare fino ad una massimo di 10 caratteri ed può essere utilizzata per scopi diversi, solitamente viene messo il “/BIS” in caso di errori. Si tratta comunque di una voce gestita solo in casi molto particolari. La data di stampa viene proposta prelevandola dalla data di sistema ma può essere cambiata prima di andare in stampa. |
| • | Vs. Riferimento. È il riferimento con cui il Documenti di Trasporto è stato registrato dal destinatario. |
| • | Pagamento. Condizioni di pagamento. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Pagamento convenuto. Note descrittive delle condizioni di pagamento da caricare in caso di pagamenti che non è possibile inquadrare in rate precise. |
| • | Elenco Scadenze convenute. Nel caso in cui il pagamento sia “come convenuto” (Codice “CC” di default) viene data la possibilità di inserire l’elenco delle scadenze con gli importi relativi. La griglia delle scadenze non viene proposta se manca il codice pagamento. |
| • | Banca d’appoggio. Banca del cliente. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Progetto. È il progetto a cui fa riferimento il documento. |
| • | Agente / Subagente. Agente e subagente. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Codice di esenzione e Percentuale IVA. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. Si veda anche “Funzioni Complesse” nel manuale archivi di base. |
| • | Causale di movimentazione ricavata dalla “tabella causali di movimentazioni di magazzino”, non è fondamentale come nei Documenti di Trasporto. Per le fatture si tratta per lo più di causale di vendita a meno che l’operatore non ritenga di definire in modo diverso il documento. |
| • | Valuta. La divisa con cui sono regolati gli importi. Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Costo Trasporto, Imballo e Incasso. Il costo dell’incasso viene calcolato automaticamente in base al codice di pagamento e può essere modificato dall’utente. |
| • | Ritenuta d’acconto. Permette di specificare l’importo soggetto a ritenuta d’acconto. |
| • | Totale già pagato. Permette di salvare un importo anticipato o pagato in sede di emissione della fattura. |
| • | Sconto aggiuntivo. Si và a sommare agli sconti sulle righe prodotti e allo sconto base legato al pagamento (sconto cassa evidenziato in sola lettura). Voce ereditata dall’ anagrafica dell’intestatario. |
| • | Lingua con cui deve essere stampato il documento. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Data Consegna. Salvo eccezioni, la stessa di inizio trasporto. |
| • | Note stampate sul documento. |
| • | Note interne. Non vengono stampate. |
Per le fatture accompagnatorie devono essere gestiti anche i dati relativi al trasporto sulla terza pagina.
| • | Mezzo di trasporto. Descrizione libera del mezzo di trasporto utilizzato. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Vettore. Anagrafica del vettore utilizzato. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Porto. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Resa. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Trasporto a cura del mittente, destinatario o vettore. Voce ereditata dall’ anagrafica del destinatario merce. |
| • | Aspetto esteriore dei beni. Descrizione libera. |
| • | Numero dei colli. |
| • | Peso. Il peso complessivo del materiale. Sulla barra comandi è disponibile la voce calcola peso che somma per ogni riga, il peso unitario del prodotto (salvato sulla propria scheda) moltiplicato per le quantità. |
| • | Data e ora inizio trasporto. Viene proposta quella di sistema ma se viene tolta è possibile scriverla a mano sul documento prima della partenza, |
| • | Magazzino Provenienza Merce. Viene proposto il magazzino principale impostato in “Impostazioni STRENUS®.PREMIUM”. Da questo magazzino saranno scalate le giacenze dei prodotti. |
Per ogni riga dovranno invece essere inseriti i seguenti dati :
| · | Codice Articolo. Il codice articolo non è obbligatorio ma se non inserito significa che si stà trattando un articolo non presente e gestito a magazzino. Questo comporta che nel caso di fattura accompagnatoria non venga neppure generato il movimento di scarico infatti tutti il materiale presente a magazzino deve essere identificato da un codice. |
| · | Descrizione. Quando viene inserito il codice articolo, la descrizione viene riportata in automatico ma l’operatore ha facoltà di modificarla. La descrizione non ha una diretta influenza sul riconoscimento del prodotto che si vuole trattare, perciò lo scarico avviene sul codice come se la descrizione non fosse stata cambiata. Se dopo aver cambiato la descrizione si reimposta un nuovo codice anche la descrizione viene ricoperta. Se il codice non viene inserito, la descrizione viene liberamente inserita a mano libera. |
| · | Fase / Variante. Deve essere indicata la fase di lavorazione o la variante del prodotto qualora l’articolo non sia un prodotto finito. |
| · | Quantità. |
| · | Unita di misura. Viene richiamata la prima unità di misura indicata nella scheda del prodotto, ma è possibile modificarla. Se modificata si ricordi che il listino è caricato per comodità in funzione della unità di misura principale e pertanto si rende necessario modificare le condizioni di vendita. |
| · | Prezzo, sconti e provvigioni. Vengono ripresi i valori presenti sul listino con le modalità trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). Tuttavia sul listino è prevista una percentuale di provvigione agente e subagente. In alcuni casi come provvigione può essere riconosciuto un importo e perciò STRENUS®.PREMIUM prevede una colonna importo provvigione agente e una colonna importo provvigione subagente. Se è presente sia l’importo che la percentuale il primo ha la priorità e la seconda viene ignorata. Dalla versione 2.31 sono gestite anche le provvigioni sulle note di credito che, se riportate, vengono automaticamente convertite con segno negativo. |
| · | Omaggio. È possibile riportare articoli omaggio su un fatture di vendita ma questi devono essere evidenziati. |
| · | Contropartita. La voce di contabilità su cui verrà caricato l’importo del prodotto. Le modalità con cui è riconosciuta la contropartita è trattate nel capitolo “Archivi di Base” (paragrafo “Funzioni Complesse”). |
| · | Matricole. Anche in questo caso è da valorizzare solo nel caso di fattura accompagnatoria. La gestione delle matricole è trattata dettagliatamente nel manuale Magazzino. Se l’azienda vuole gestire le matricole dovrà segnalare per ogni prodotto in uscita e in entrata la matricola in oggetto. Il campo matricola è un campo note e pertanto possono essere riportati campi su diverse righe. Per ogni riga possono essere indicate più matricole ed ogni matricola deve essere riportata su una riga, anzi ogni riga inserita deve riportare la sola matricola. Nel caso di lotti saranno riportate matricole contigue. Per facilitare l’inserimento è presente una voce sulla barra comandi che chiede il primo e l’ultimo numero e carica il campo. |
| · | Note articolo. Le note possono essere riportate dalla scheda prodotti se la configurazione in “Impostazioni Strenus®.Premium” lo prevede. In ogni caso il campo è editabile. |
| · | Dipendente. Permette di identificare la persona che ha eseguito la vendita ma che contrariamente all’agente non percepisce alcuna provvigione. Si tratta nella maggior parte dei casi di personale interno all’azienda. |
| · | Stampa note in testa / coda. Le note possono essere stampate prima o dopo la descrizione articolo. |
| · | Distinta Base. Evidenzia gli articoli che hanno una distinta base associata. |
| · | Tipo, Numero, estensione e data Documenti di Trasporto. Se la fattura è stata generata da un Documenti di Trasporto di vendita questa voce contiene il numero del Documenti di Trasporto con cui è stato inviato il materiale. Può anche essere valorizzato manualmente all’occorrenza. |
| · | Numero Preventivo. Se diverso da zero rappresenta il numero del preventivo a cui si fà riferimento. È modificabile dall’utente qualora i preventivi non fossero gestiti con STRENUS®.PREMIUM. |
| · | Numero Ordine. Se diverso da zero rappresenta il numero dell’ordine a cui si fà riferimento. È modificabile dall’utente qualora gli ordini non fossero gestiti con STRENUS®.PREMIUM. |
Con il click del tasto destro sulla griglia si abilitano funzioni specifiche sulla riga anche in funzione delle caratteristiche settate in ‘configurazioni’ :
Listini – Leggi listino : Consente il refresh del prezzo di listino. Di solito questa operazione è inutile (a meno di una modifica del codice cliente) in quanto il prezzo viene acquisito automaticamente durante l’inserimento del codice articolo.
Listini – Aggiorna listino : Aggiorna il listino con il prezzo e gli sconti caricati a video. Le regole del listino da aggiornare sono quelle definite nella gestione listini.
Lotti – Ricerca lotto : Ricerca i lotti disponibili per il prodotto.
Lotti – Inserisci lotto : L’inserimento può essere manuale o automatico. L’inserimento automatico prende il lotto più vecchio ma non ancora scaduto.
Lotti – Elimina lotti : Rimuove il lotto assegnato.
Genera elenco matricole: Assegna le matricole ( o numeri seriali) in ordine crescente dal primo indicati per la quantità indicata sul documento. Il progressivo è valido solo per i caratteri numerici (es. ad A123B seguirà A124B)
Sulla barra comandi sono disponibili diverse funzioni tra cui :
Stampa / Anteprima di stampa. La stampa si intende sempre definitiva e genera una serie di operazioni e di movimenti tesi alla valorizzazione del documento :
| · | Assegnazione del numero del documento. Se il numero del documento non è stato assegnato dall’utente, viene letta la tabella dei progressivi assegnando il numero progressivo all’ultimo stampato. |
| · | Scadenziario. Viene generata una o più scadenze in base al pagamento indicato. Qualora il pagamento non preveda alcuna scadenza o questo non è indicata, non viene generata alcuna scadenza ma l’utente ha la possibilità di inserirla manualmente. Se è attivata la gestione delle provvigioni, automaticamente viene generata anche una speculare scadenza passiva (naturalmente con gli importi di competenza) verso gli agenti / subagenti. |
| · | Movimento di Magazzino. Per le fatture accompagnatorie viene generato il movimento che scarica il materiale dal magazzino principale. |
| · | Movimento di Contabilità. Viene generato il/i movimenti di prima nota contabile. |
Esporta. Si genera un flusso riepilogativo delle righe di fattura in formato testo.
Importa Ordini. Questa funzione mostra l’elenco del materiale in ordine ancora inevaso in particolare mostra le colonne quantità in ordine, da consegnare, CONSEGNA e rimanenti. In particolare si noti che la colonna CONSEGNA inizialmente riporta valori uguali a zero. L’operatore deve indicare in questa colonna la quantità che si consegna con il documento che si stà registrando. Se si vuole procedere all’evasione completa della/delle righe è sufficiente selezionarle e selezionare “Tutto Consegnato” presente su “Funzioni” della barra menu.
Importa Documenti di Trasporto. Questa funzione consente di importare i Documenti di Trasporto di vendita. Per creare fatture da DdiT di vendita si consiglia di usare la funzione di “generazione fatture” trattata nel capitolo precedente che esegue le stesse operazioni con maggiori verifiche di congruità. Tuttavia questa funzione è molto usata in piccole imprese il cui numero di fatture mensili è di poche unità. L’importazione non consente di acquisire solo parzialmente il Documento di Trasporto in conformità con le normative vigenti.
Importa Riferimento Documenti di Trasporto. Questa funzione consente di importare il riferimento a Documenti di Trasporto di vendita invece che l’elenco degli articoli. Questa operazione è consentita per tipologie di lavoro a progetti come ad esempio i cantieri.
Genera Documento da modello Word. Si genera un documento Word a partire da un modello preimpostato. Strenus®.Premium mette a disposizione un modello molto semplice ([cartellaApplicazione]\FATTURA.DOC) che l’utente puo’ personalizzare secondo le proprie esigenze. In base ai tipi di documento è anche possibile creare un modello FATTURA_[tipo].DOC per avere layout diversi per i diversi formati.
Si noti anche che la generazione riporta semplicemente i dati già assegnati al documento ovvero se non indicato non viene riportato il numero che di solito è assegnato durante la prima stampa.
Al momento della generazione viene ricopiato il file modello e vengono sostituiti i tag identificati da # in esso contenuti.
Per avere la lista completa dei tag utilizzabili si veda impostazioni di stampa. Attenzione : I tag non saranno sostituiti se nelle impostazioni di stampa tale valore non risulta stampabile.
Annulla Stampa. Naturalmente è possibile che il documento sia stato per errore o lo si voglia eliminare. In questi casi è necessario procedere con la funzione di annullamento della stampa che ripristinerà la situazione eliminando tutti i movimenti da esso generati. In alcuni casi l’annullamento non ha alcun effetto sui movimenti figli. È il caso di scadenze che risultano pagate anche solo in parte o movimenti contabili già stampati sul libro giornale. In questi casi, peraltro sconsigliati, l’annullamento o la cancellazione fisica della fattura si intende mirata a liberare spazio su disco piuttosto che alla correzione di un errore quindi esiste un sistema di protezione per cui non viene eliminato quanto è stato trattato successivamente. Se invece si volessero eliminare anche i movimenti figli trattati si dovrebbe intervenire manualmente su ognuno di essi.
Duplica Documento. Si genera un documento identico a quello visualizzato ma in uno stato iniziale, “non stampato”.Questo comando è molto utile laddove si debba fatturare allo stesso cliente, in tempi diversi, le stesse voci alle stesse condizioni.
Genera Nota di credito. Viene generata automaticamente una nota di credito a partire dalla fattura indicata.
Impostazioni di stampa. Si accede ad una funzione che permette di personalizzare il modulo su cui verranno stampati i documenti. Per ogni maggiori informazioni si consulti il paragrafo Tipologia delle finestre-Finestre di Gestione Dati al capitolo “Archivi di Base”.
Note sulla stampa della fattura
La stampa in formato non standard (PDF, Fax, ecc.) riportano sempre l’intestazione o il logo della ditta mittente anche se è stata disabilitata da impostazioni di stampa.
La stampa della ricevuta fiscale richiede che il foglio sia prenumerato da una tipolitografia che provvederà a realizzare un modulo con la ragione sociale del mittente.
Per impostazione predefinita la stampa della ricevuta fiscale è prevista su unico foglio A4 con strappo orizzontale. E’ possibile prevedere lo strappo verticale ma in questo caso si deve intervenire nelle “Impostazioni di configurazione” e modificare il valore dei campi “Incremento seconda copia ricevuta fiscale”. I due campi prevedono lo spostamento sull’asse X e Y della seconda copia. Cioè se questi due campi hanno valore 0 e 14,8 verrà fatta una copia sopra ed una sotto, se inseriamo 10,5 e 0 verrà fatta una copia a destra ed una a sinistra.
Ordinamento righe di dettaglio sulla stampa fattura
Le righe di dettaglio vengono riportate sul documento stampato in ordine di data di documento di trasporto, raggruppandoli per numero e indicando il riferimento a numero e data. Le colonne per cui viene eseguito l’ordinamento sono :
| • | Data DDT |
| • | Tipo DDT |
| • | Numero DDT |
| • | Estensione numero DDT |
Questo ordine viene sempre rispettato indipendentemente da come viene presentata la fattura a video e anche nel caso in cui non ci sia alcun riferimento a documenti di trasporto.
Si noti che durante l’inserimento di una nuova riga il campo Data DDT assume la data del giorno per impostazione predefinita. Da questo consegue che la fattura viene modificata in date diverse e il valore indicato in Data DDT non viene modificato potrebbe conseguirne che l’ordine non è come l’operatore se lo aspetterebbe.